採用管理システムの選び方と導入する際のポイントについて解説

このところ、企業の採用にまつわる課題を解消するソリューションとして、採用管理システムへの注目度が改めて高まっています。 採用管理システムとは、採用業務に必要なデータを一元管理するためのツールです。 採用業務に必要なデータとは、たとえば、応募者の個人情報、求人情報、応募者の選考の進捗、応募者ごとの採用担当者からの評価などを指します。 これらを、一つのシステム上で管理することで、採用業務を効率化することができます。 本コラムでは、採用管理システムの選び方と導入する際のポイントについて解説いたします。

1採用管理システムの種類

採用管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類が存在します。

 

オンプレミス型とは、自社で保有するサーバに、購入したソフトウェア（採用管理システム）をインストールするかたちで運用するタイプのシステムを指します。

 

採用管理システムに限らず、企業が新規のソフトウェアを導入する場合には、これまでオンプレミス型が主流となっていました。しかし最近では、インターネットの高速化に伴い、大容量のデータをオンラインで扱えるようになったことで、クラウド型のシステムが台頭しています。

 

クラウド型とは、サービス提供者の保有するサーバ上に設置されたソフトウェアを、利用料を支払って運用するタイプのシステムです。オンプレミス型とは異なり、自社サーバ上にシステムを構築する必要がないことから、短期間かつ低コストで運用開始できるとして、多くのシステムがクラウド型へと移行しつつあります。

 

採用管理システムの場合、クラウド型を選択するメリットとしては、運用を開始しやすいほか、複数人が同時に同じデータにアクセスできることによる情報共有のスムーズさを挙げることができます。

 

こうしたメリットから、これから採用管理システムを導入する場合には、特段の事情がない限り、クラウド型の中から選定することをおすすめします。

 

一方で、クラウド型の採用管理システムは、市場に数多く登場しています。そこで今回は、採用管理システムの選び方と、導入する際の3つのポイントについて、詳しく解説していきます。

2採用管理システムの選び方

市場に投入されている採用管理システムは、いずれも独自の特徴を持っています。ここでは、自社に合った採用管理システム選び方を、6つに分類して解説します。

得意とする雇用形態で選ぶ

採用管理システムの中には、新卒、中途、アルバイト、パートなどのうち、一つの雇用形態に特化した製品と、複数の雇用形態に対応している製品があります。

たとえば、基本的に新卒採用は行っておらず、中途採用のみといった企業の場合には、中途採用に特化した製品が、機能面でもコスト面でも使いやすいケースが多いです。そこでまずは、候補となる採用管理システムがどのような雇用形態を想定しているか、得意としているかを確認しておくことが重要です。

特徴的な機能で選ぶ

採用管理システムの基本的な機能としては、求人管理、情報管理、選考管理、内定者管理といったものが挙げられます。そして、これらにプラスしてどんな機能が搭載されているかが、その採用管理システムの真の価値と言うことができます。

 

最近では、採用サイト作成機能や、AI自動化機能など、さまざまな機能が登場しています。そうした機能を把握しておくことで、自社の採用業務課題にマッチした製品かどうかを見極めることができます。

他サービスとの連携で選ぶ

採用管理システムによって、連携が可能な求人媒体や外部ツールが異なります。自社で普段から利用している求人媒体、外部ツールとの連携が可能か確認し、それらに対応しているかどうかをチェックしておきましょう。

また、今後自社で導入する予定の外部ツールがあれば、それらの連携可否も事前に確認しておくことで、導入後の運用がスムーズになります。

操作性で選ぶ

採用担当者の中には、システムの操作に自信がない方や不安を持つ方も少なくありません。

せっかく高性能な採用管理システムを導入したとしても、使いこなせなければ宝の持ち腐れとなってしまいます。自社の採用担当者のITリテラシーを踏まえ、機能性だけでなく、ストレスなく使用できる操作性を持っているかどうかも確認しておくようにしましょう。

導入後のサポートで選ぶ

万が一のシステムトラブルや、導入直後に生じがちな不明点を速やかに解消するためには、ベンダーのサポート体制を確認しておくことが欠かせません。

そこで、問い合わせ対応が可能な時間帯だけでなく、FAQ、マニュアルが整備されているかどうかもチェックしておきましょう。採用管理システムによっては、自社に合った運用、活用方法の相談にも対応しているものもあります。

セキュリティで選ぶ

企業における採用活動では、応募者の氏名、生年月日、住所など、多くの個人情報を取り扱います。その漏洩防止のためにも、セキュリティ対策については十分に確認しましょう。

具体的には、SSL暗号化通信に対応しているか、役職に応じたアクセス制限機能が搭載されているか、アクセスログの記録はどれくらいの期間残せるか、といった点は最低限チェックしておきたいところです。

3用管理システムを導入する際のポイント

ここからは、採用管理システムを選定するにあたって、社内で検討しておきたいポイントを3つ解説します。

導入目的を明確にする

はじめに、「求人媒体ごとに求人情報を管理するのが大変…」、「応募者の選考状況や面接日程の情報共有に抜け漏れが生じやすい…」など、自社の採用業務における課題を洗い出しましょう。

その上で、どの課題解決を優先するか順位をつけておくことで、採用管理システム導入の目的を明確化していきます。

 

こうすることで、実際に採用管理システムを導入した後の効果検証がスムーズになります。

必要な機能を絞り込む

採用管理システムによっては、独自の機能を備えているものもあります。自社にとって必要な機能かどうか考えずに採用管理システムを選択してしまうと、結局使う機会がなく、不要なコストを支払うことになりかねません。

また、機能が多いことで余分な工数が増え、採用担当者の負担になってしまうケースもあります。

 

そのため、明確化した自社の導入目的と照らし合わせつつ、必要な機能は絞り込んでおくようにしましょう。

トータルコストを確認しておく

採用管理システムの中には、自社の課題に合わせて機能のカスタマイズが可能なものや、オプションを追加できるものがあります。それらの機能を追加する場合、追加費用が必要なケースが多く、想定していたよりもコストが高くなってしまうことも少なくありません。

自社に合った運用のためには、トータルでどのくらいのコストが生じるのか、ベンダーの営業担当者に確認し、それらを横並びで比較することが重要です。

4まとめ

今回は、採用管理システムの6つの選び方と導入する際の3つのポイントについて紹介してきました。

 

採用業務の負担を軽減し効率化することのできる採用管理システムですが、自社に合った製品でない場合、想定していたような効果が得られない場合があります。そうならないためにも、今回の解説したポイントはしっかり押さえておきましょう。

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