給与明細の電子化にするメリットと実施に伴う注意点

給与明細の発行は、企業に毎月発生する業務の1つです。
紙媒体の明細書は、人事労務担当者・総務担当者が印刷したり、従業員（社員）に配布したりするだけでも手間がかかるため、給与明細の電子化を検討している企業も多いのではないでしょうか。

今回は、給与明細の電子化の具体的な内容や、電子化することのメリット・デメリットおよび注意点について解説します。
最後には給与明細の電子化をサポートするツールも紹介するため、労務に関する管理部門の業務効率化を図りたい方は必見です。

給与明細を電子化することで、企業の人事・労務担当者が得られる主なメリットには、以下2つが挙げられます。

①コスト削減
給与明細を紙に印刷してそれぞれの従業員に配布する場合、コピー用紙の料金やインク・トナー代、さらに人的コストなど、発行に伴う相当のコストがかかります。
コロナの影響で在宅勤務やテレワークが推進されていることもあり、郵送コストがかさんでいる企業もあるのではないでしょうか。

給与明細を電子化し、メールの添付ファイルやクラウド上などで従業員が確認できれば、これらの管理コストを削減できます。
ペーパーレス化も進められるため、書類管理やコピー用紙などの在庫管理などに割く時間も減らせるでしょう。

②業務効率化を実現
紙の給与明細書を配布する場合、「印刷する」「誤りなく封入する」「配布する（手渡し・郵送など）」といった手間がかかります。
給与明細の発行は毎月発生する業務であるため、封筒への入れ間違いや送付先の書き間違い、郵便事故などといった手続き上のトラブルが発生するおそれもあるでしょう。

関連業務の効率化の実現により負担が軽減し、クリエイティブな業務に注力できるようになるでしょう。